La regla legal
La subsanabilidad está en el parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018. Su punto de partida: la ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, que no sean necesarios para comparar las propuestas, no es motivo suficiente para rechazar la oferta. La entidad debe permitir que se aporten.
Esa regla tiene tres límites que debes tener claros:
- Lo que asigna puntaje no se subsana. No puedes completar, adicionar, modificar ni mejorar tu oferta en los aspectos que otorgan puntaje (incluidos los criterios de desempate). Esos documentos deben ir completos desde la presentación de la oferta.
- No se pueden acreditar circunstancias ocurridas después del cierre. Subsanar es demostrar algo que ya existía al cierre; no es una segunda oportunidad para cumplir.
- No entregar la garantía de seriedad junto con la oferta es insubsanable (parágrafo 3 del mismo artículo, adicionado por la Ley 1882 de 2018) y causa el rechazo.
Fuera de esos límites, los requisitos habilitantes (capacidad jurídica, experiencia, capacidad financiera y organizacional, entre otros) y los documentos que no asignan puntaje son, en principio, subsanables.
Hasta cuándo se puede subsanar
El límite legal es el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección. Hay reglas propias para mínima cuantía y para subasta inversa (en subasta, la documentación debe requerirse antes de realizar la subasta).
En los documentos tipo de infraestructura de transporte (versión 4), por ejemplo, los documentos se allegan cuando la entidad los pide y a más tardar hasta el término de traslado del informe de evaluación: cinco días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la expedición del informe. Si la entidad no advirtió una falencia a tiempo, puede requerirla después otorgando un plazo igual al del traslado. En SECOP II, la subsanación se presenta por los mensajes de la plataforma.
Si te piden subsanar un requisito habilitante y no respondes a tiempo, o respondes de forma incorrecta, la oferta se rechaza.
Ejemplos de lo que normalmente SÍ se subsana
- Firmas faltantes en documentos que no asignan puntaje.
- Datos mal escritos: NIT con un dígito errado, dirección incompleta.
- Certificaciones de experiencia incompletas de contratos que ya estaban terminados al cierre.
- Una garantía de seriedad entregada con defectos (valor, vigencia, tomador).
- Documentos de capacidad financiera con soportes faltantes, siempre que la información sea la vigente al cierre.
- Traducción oficial de un documento que presentaste con traducción simple (según el pliego).
Lo que NO se subsana
- No haber entregado la garantía de seriedad junto con la oferta, cuando el pliego la exige.
- Documentos que otorgan puntaje o sirven para el desempate: si no los aportaste completos, pierdes esos puntos.
- La oferta económica: no presentarla es causal de rechazo y no puede mejorarse después del cierre (la entidad solo hace la corrección aritmética prevista en el pliego).
- Requisitos que no cumplías al cierre: experiencia obtenida después, una inscripción en el RUP que no estaba en firme al cierre, contratos en ejecución que no informaste para la capacidad residual.
- Situaciones que son causal de rechazo por sí mismas: presentarte en dos ofertas del mismo proceso, objeto social incompatible, oferta por encima del presupuesto oficial.
Cómo responder una solicitud de subsanación
- Lee la solicitud completa. La entidad debe indicar qué falta o qué debe aclararse.
- Prepara los documentos con información vigente al cierre del proceso.
- No cambies nada más. Corrige solo lo pedido.
- Envíala dentro del plazo por el canal del proceso (mensajes de SECOP II, o el medio que indique el pliego en SECOP I).
- Confirma que quedó radicada consultando el proceso.
Casos prácticos
Caso 1: certificación de experiencia sin firma
El contrato estaba terminado antes del cierre y la certificación existía, pero le faltaba la firma. Es subsanable: se aporta la certificación firmada, sin cambiar su contenido.
Caso 2: garantía de seriedad con vigencia más corta que la exigida
El pliego pedía una vigencia y la garantía entregada con la oferta cubre menos tiempo. Como la garantía sí se entregó, el defecto en principio es subsanable: la entidad debe requerirte para que la corrijas (Concepto C-010 de 2021 de Colombia Compra Eficiente). Si no lo haces en el plazo, la oferta se rechaza. Distinto es no haber entregado ninguna garantía: eso es insubsanable.
Caso 3: formulario de oferta económica con un error de suma
La entidad aplica la corrección aritmética que prevé el pliego y evalúa con el valor corregido. Lo que no puedes hacer es cambiar tus precios unitarios. Recuerda que, en los documentos tipo, modificar ítems, unidades o cantidades del formulario es causal de rechazo.
Caso 4: estados financieros firmados por un contador sin soportes
Faltaban la copia de la tarjeta profesional o el certificado de antecedentes disciplinarios del contador. Es subsanable siempre que la información financiera sea la misma que tenías al cierre.
Caso 5: el pliego pedía 3 contratos de experiencia y aportaste 2
Si el tercer contrato ya existía y estaba terminado al cierre (y cumple las demás condiciones del pliego, como estar inscrito en el RUP), puedes aportarlo al subsanar: es un requisito habilitante y no estás acreditando nada posterior al cierre. Lo que no puedes es aportar un contrato terminado después del cierre. Y si la experiencia también otorgaba puntaje, ese puntaje no se puede mejorar con la subsanación.
Cómo reducir el riesgo
- Arma una lista de chequeo con todos los requisitos del pliego y sus adendas.
- Separa lo que asigna puntaje: eso debe ir perfecto desde el primer día.
- Haz doble revisión: que dos personas revisen la oferta antes de cargarla.
- Usa el Auditor IA de LIDECOL si el proceso tiene documentos tipo de infraestructura de transporte o social: revisa tus formatos contra el pliego y marca cada requisito como CUMPLE, SUBSANABLE o NO CUMPLE, con la página del pliego. Es una función de pago (planes Plus y Pro, o auditoría suelta).
También te puede servir la lista de 13 errores que descalifican tu oferta.
Preguntas frecuentes
¿Hasta cuándo puedo subsanar?
La ley fija como límite el término de traslado del informe de evaluación que corresponda a cada modalidad de selección (parágrafo 1 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007, modificado por la Ley 1882 de 2018), con reglas propias para mínima cuantía y subasta. En los documentos tipo de infraestructura de transporte ese traslado es de cinco días hábiles contados desde el día hábil siguiente a la expedición del informe. Si la entidad te pide subsanar antes, responde en el plazo que te dé.
¿Puedo subsanar la oferta económica?
La oferta económica asigna puntaje, así que no puedes completarla, modificarla ni mejorarla después del cierre. Lo que sí hace la entidad es la corrección aritmética que prevé el pliego (por ejemplo, operaciones mal hechas o redondeo al peso en los documentos tipo); no presentar oferta económica es causal de rechazo.
¿Se subsana una firma faltante?
Por regla general sí, si el documento no asigna puntaje: lo que se corrige es la falta de firma, sin cambiar el contenido. Revisa siempre lo que diga tu pliego sobre ese documento en particular.
¿Y si la garantía de seriedad venía con un error?
Depende. No entregar la garantía de seriedad junto con la oferta es insubsanable (parágrafo 3 del artículo 5 de la Ley 1150 de 2007). Pero si la entregaste con defectos, por ejemplo una vigencia más corta que la exigida, Colombia Compra Eficiente ha señalado que la entidad debe requerirte para corregirla (Concepto C-010 de 2021).
¿Puedo acreditar un contrato que terminé después del cierre?
No. La ley prohíbe acreditar circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. La subsanación sirve para demostrar algo que ya existía al cierre, no para cumplir algo que no cumplías en ese momento.
Base legal
- Ley 1150 de 2007, artículo 5, parágrafos 1, 3 y 4, modificado y adicionado por el artículo 5 de la Ley 1882 de 2018.
- Decreto 1082 de 2015, artículo 2.2.1.2.3.1.9 (suficiencia de la garantía de seriedad).
- Documentos tipo de licitación de obra pública de infraestructura de transporte, versión 4, numeral 1.6 (reglas de subsanabilidad).
- Colombia Compra Eficiente, Concepto C-010 de 2021 (subsanabilidad de la garantía de seriedad).